Afin d’améliorer la qualité d’une réunion de travail, l’organisateur doit se pencher sur la manière dont il va évoquer l’ordre du jour, mais aussi sur le choix d’une salle ou d’un espace adapté aux échanges. Cela permet de faciliter la communication et de favoriser les suggestions de la part des collaborateurs. Quels sont les aménagements qui contribuent à atteindre les objectifs fixés et ainsi, à optimiser une réunion de travail ?
Confort et espace pour optimiser une réunion de travail
Pour le bon déroulement d’une réunion, il est important de préférer un endroit spacieux à la clarté naturelle, afin de faciliter l’attention des différents participants. En ce sens, la circulation dans un bâtiment ne doit pas interférer avec la salle. Cela peut passer par un simple contact visuel à travers les vitres ou, plus gênant, des personnes étrangères à la réunion contraintes de traverser la salle et de troubler la concentration. L’isolement est donc un facteur non négligeable à prendre compte. Autre point essentiel, la ventilation de la pièce. Celle-ci contribue également à rendre l’atmosphère de travail agréable et sereine.
Un mobilier et un équipement adapté à tout type de réunion
Afin de concrétiser ses objectifs, il convient de choisir le mobilier avec autant de soin. Des chaises confortables sont plus indiquées pour de longues séances, tandis que les tables doivent favoriser la prise de notes ou même accueillir du matériel informatique. Concernant l’équipement, il doit être en mesure de soutenir le chef de la réunion dans la présentation de ses projets. Vidéoprojecteur pour un exposé ou un bilan, tableau avec feutres pour synthétiser les idées de chacun… Si la société ne peut répondre à ces besoins précis au sein de ses propres locaux, il est possible par exemple, de trouver des locations de salle dans la Loire (42), si la société est basée dans ce département, ou de louer une salle de séminaire à Saint-Etienne pour l’organisation d’un événement particulier.
Une disposition pour chaque type de réunion
Selon le type de réunion et le nombre d’intervenants, il est indispensable d’agencer la salle d’une manière bien précise. Placer les tables en U permet d’interagir avec les groupes de petite à moyenne taille (pas plus de 30) ou d’effectuer une présentation dans de bonnes conditions. Des rangées de chaises rectilignes face à un pupitre ou un écran conviennent pour des annonces événementielles ou des séminaires. En effet, ce genre de réunion nécessite d’optimiser l’espace pour accueillir un maximum de participants. Pour un environnement plus studieux, une disposition en salle de classe est idéale pour les formations et le travail en équipe.
