Comment justifier un déplacement professionnel ?

Homme au travail avec tablette

Pratique courante pour nombre de travailleurs, le déplacement professionnel est cadré par la loi pour qu’il se déroule dans de bonnes conditions. Quelles sont les règles en la matière ? Quels sont les droits et obligations prévus ? Quelle justification est requise ? Explications…

Déplacement professionnel : késako ?

Le déplacement professionnel est une pratique courante dans le monde du travail, justifiée par une activité devant être effectuée en dehors du lieu habituel de travail, et ce que soit à l’échelle départementale, régionale, nationale ou internationale. D’une durée très variable, elle peut s’étendre à plus de 24 heures et s’opérer de manière récurrente ou occasionnelle. Visite d’un client, réalisation d’un chantier, détachement temporaire, réunions… nombre de points peuvent appeler un déplacement professionnel, que l’on soit itinérant ou sédentaire et que l’on soit appelé ou non à être hébergé sur place, en hôtel ou location d’appartement pour professionnel, comme vous pouvez en trouver ici.

Déplacements professionnels : une démarche bien cadrée

Contractuellement parlant, les modalités de déplacement ne sont pas forcément mentionnées dans le contrat de travail. L’accord du salarié est tacite, sauf si une clause spécifique y figure. Il est toutefois recommandé que les deux parties s’entendent au préalable à ce sujet, notamment pour le périmètre de déplacement et à l’hébergement parfois nécessaire, comme dans le cadre d’une location d’appartement pour professionnel.

Par ailleurs, il est également conseillé d’établir une note pour rappeler les consignes globales en termes de transports, de gestion des déplacements, de justificatifs à produire…

Attention également à distinguer le déplacement professionnel du détachement. Ainsi, un déplacement doit durer moins de 90 jours consécutifs et moins de 180 jours par an à l’étranger.

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Déplacements professionnels : une gestion nécessairement bien assurée

La gestion des déplacements professionnels inclut l’organisation, le règlement du voyage et, de fait, sa réservation. Une politique voyage peut être instaurée dans ce cadre pour répondre à des enjeux budgétaires notamment. Il est également impératif d’assurer notamment la gestion administrative et comptable, celle du parc automobile quand cela s’avère nécessaire, celle liée aux risques dans le cadre d’un déplacement.

Par ailleurs, les déplacements professionnels induisent des frais devant être pris en charge par l’employeur, en l’occurrence des frais de transport, d’hébergement et de repas, et ce dans la limite des dépenses jugées nécessaires et bien expliquées au préalable au salarié. Celui-ci est tenu, quant à lui, de justifier tous les frais engendrés et doit, à ce titre, garder l’ensemble des éléments qui lui permettront d’être remboursé. Les indemnités kilométriques peuvent être remboursées au forfait ou au réel suivant les situations. En matière d’hébergement, la location d’un appartement constitue une alternative à l’hôtel, permettant à l’employeur de réaliser des économies et au salarié de profiter d’un espace plus grand et plus agréable.

Parce que partir en déplacement professionnel représente toute une organisation, il est essentiel d’être au fait de toutes les consignes pour que les voyages se passent aussi bien que possible. Cette pratique étant cadrée, tant pour le bien de l’employeur que pour celui du salarié, chaque élément doit être justifié et n’engendrer aucun malentendu.