Depuis l’entrée en vigueur de la loi encadrant la facturation interentreprises au 1er janvier 2020, toutes les sociétés françaises, quels que soient leur taille et leur champ d’activité, doivent impérativement mettre en place un système de facturation électronique. L’objectif ? Lutter contre la fraude fiscale et faciliter le traitement de facture au sein d’une entreprise. Mais alors, comment faire pour dématérialiser une facture ? Deux techniques principales existent aujourd’hui. Conseils et explications.
L’échange de données informatisé (EDI)
La première des solutions pour dématérialiser une facture est d’avoir recours à un échange de données informatique, plus connu sous son acronyme EDI. Cette solution permet alors d’échanger des informations entre deux supports informatiques connectés entre eux. Le plus simple est alors d’avoir recours à un logiciel intégrant une solution de facturation.
En effet, la législation française reconnait que les messages électroniques structurés et intégrant les mentions obligatoires d’une facture sont alors considérés comme une facture électronique à part entière. Cette solution est avantageuse dans le sens ou elle permet de gagner en temps en mettant en place une automatisation de l’émission de facture.
Le format Word ou PDF
Il est possible de dématérialiser une facture en ayant recours à un logiciel de traitement de texte tel que Word ou PDF. Ces formats ne peuvent cependant être utilisés que si le destinataire l’accepte.
C’est aujourd’hui l’une des techniques la plus rapide, la moins couteuse et la plus simple à mettre en place au sein d’une entreprise. En effet, il suffit de savoir manipuler un logiciel de traitement de texte pour créer ainsi une facture électronique. Il est même possible de rajouter une signature électronique pour en renforcer la sécurité.
Les mentions obligatoires présentes sur une facture électronique
La dématérialisation d’une facture demande de renseigner un certain nombre de mentions obligatoires sur le document de facturation. On doit y retrouver les mêmes informations que sur une facture papier.
Ainsi, il faut y renseigner l’identité du client, de l’émetteur de la facture (ainsi que leur numéro d’identification à la TVA), la date d’émission de la facture, le produit ou le service concernée par la facture ainsi que le cout hors taxe et le montant final de la facture. Il est également obligatoire d’authentifier la facture grâce à un certificat de qualité ou une signature électroniques.
Ainsi, il existe deux méthodes pour dématérialiser une facture : en procédant à un échange de données informatisé d’une part et en utilisant un logiciel de traitement de texte tel que Word d’autre part. Les anciennes factures papier, quant à elle, peuvent être numérisées sous format PDF pour ainsi être archivées.
